Diseño de bitácora de obra con apego a la normatividad legal y a mecanismos de gestión de calidad
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Abstract
La Bitácora, en su forma generalmente difundida, requiere de cambios sustanciales para hacerla más apta de utilizarse en la demandante industria de la construcción. El utilizar un cuaderno con hojas en blanco para anotar los sucesos importantes (o los que son considerados importantes) no es una manera objetiva de registro, y mucho menos de control. El proceso de la construcción es sujeto de múltiples riesgos, disputas y cambios; se debe de contar con una herramienta que pueda servir de manera efectiva como registro histórico, documento legal y comunicación entre las partes.
Esta investigación tiene por objeto el diseño de una Bitácora que sea clara, objetiva y que no se preste a interpretaciones personales. Las disputas en los contratos se originan debido a las personas que intervienen en el proceso, que tienen puntos de vista diferentes de las mismas leyes, acuerdos y/o reglamentos. La Bitácora debe de servir para disminuir o eliminar estas disputas.
Existe una gran cantidad de artículos del Reglamento de la Ley de Obra Pública en los que se menciona y se defina a la Bitácora. Pero hay algunos de estos artículos que crean ambigüedad y/o confusión, debido a la redacción del texto o a contradicciones de unos artículos contra otros, o ambos. Sin embargo, hay artículos que ayudan a clarificar la función de la Bitácora y a darle solidez legal. La Bitácora se debe de basar en un marco legal que la dibuje de manera clara y objetiva.
La Bitácora debe de cambiar su forma, para pasar de ser un cuaderno con hojas en blanco, a ser un documento preciso y claro. La forma que debe de tomar la Bitácora de obra debe de:
(1) Basarse en la normatividad oficial existente,
(2) Basarse en formatos de control de calidad (especialmente los formatos de lista de verificación y de acciones correctivas),
(3) Debe de prestarse a ser adaptada para cumplir con requerimientos especiales del cliente (tales como normas oficiales, especificaciones particulares de acuerdo con las tecnologías utilizadas, etc.), también
(4) Debe de ser "personalizada" para cada proyecto.
Los proyectos de construcción son sucesos en los que intervienen numerosas disciplinas. Cada proyecto pasa por una etapa de diseño e ingeniería. La Bitácora también debe de diseñarse específicamente para cada proyecto. Debe de haber un proceso de diseño de Bitácora previo al inicio de los trabajos. Este diseño se basa en la información que genera el proyecto definido en alcance, tiempo y costo. Este proceso de diseño de la Bitácora debe de ser participativo, de tal manera que tanto cliente como contratista decidan conjuntamente acerca del nivel de detalle con el que se desea manejar la supervisión del proceso.
La Bitácora es un documento que, por sus características legales, de registro histórico y de comunicación, permea a todo el proceso de la construcción. Al ser bien llevada, servirá para aprender acerca de todas las variables que inciden en la construcción, tales como: Riesgos, disputas, normas, reglamentos, clientes, contratistas, cambios de alcance, etc. Un instrumento que permita llevar un control completo de un proyecto de construcción durante su ejecución, y que permita una evaluación posterior de los sucesos, elevará la productividad de toda la industria, y la hará más competitiva.
Los avances en las técnicas de administración nos guían hacia ambientes que reducen o eliminan la cantidad de papelería que se genera en las organizaciones. Conforme se vuelven más seguras las comunicaciones electrónicas a través de "firmas digitales", se van a ir pasando más documentos a su forma "virtual". El colocar a la Bitácora en un lenguaje computacional, que le permita ser alimentada desde computadoras portátiles en el sitio de la obra, va a colocar a todo el proceso de la construcción en un ambiente más eficiente, rápido y productivo. Esta investigación no presenta una Bitácora "electrónica", pero la Bitácora en la forma que propone esta investigación, se podrá adaptar fácilmente a los propósitos antes descritos.