Selección, digitalización y uso de acervos electrónicos de la Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional
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Abstract
Los centros de documentación a diferencia de las bibliotecas son lugares donde se resguardan los libros o documentos de las áreas (departamentos, unidades, coordinaciones etc.) que los crearon, por lo que generalmente resguardan material especializado en determinadas disciplinas.
El CID nació como el centro de documentación de la Unidad de Desarrollo Institucional de la Vicerrectoría Ejecutiva de la Universidad de Guadalajara y comenzó compilando los documentos surgidos de las tareas que se encomendaban a esta Unidad en sus diferentes áreas. El CID fue creciendo albergando documentos de otras dependencias de la Universidad y de otras instituciones y organismos de educación. La importancia que fue tomando este centro llevó a comenzar a realizar tareas de procesos técnicos como la clasificación de los materiales con el fin de localizar fácilmente la información requerida.
El crecimiento y la relevancia de los materiales que resguarda el CID hizo necesario evaluar el servicio que hasta entonces se prestaba y tomar decisiones que llevaran a una mejora de estos. De esta evaluación se concluyó la necesidad de adquirir nuevos títulos y modernizar al CID; la modernización se encamino principalmente a digitalizar los documentos. Pero entonces, surgió la necesidad de investigar lo que implicaba la digitalización y que herramientas se necesitarían para realizar esta tarea.
La digitalización querría decir, escanear los documentos, es decir, fotografiarlos y grabarlos en algún programa de computo (Word ó PDF) y manipularlos de tal forma que el préstamo se podría hacer a través de un formato electrónico (CD o DVD), por correo electrónico e inclusive colocar los archivos de estos documentos en una página web determinada para que los navegadores de internet los pudieran consultar. Esto entusiasmó al personal del CID y a los usuarios, ya que con esta nueva forma de consulta facilitaría las tareas tanto de consulta como de la clasificación.
Sin duda el esfuerzo de capacitar personal y adquirir el equipo adecuado valió la pena ya que el objetivo de la digitalización de los documentos más consultados en el CID se cumplió y actualmente el préstamo se realiza a través de e mail y los usuarios ya saben que entrando a la página web de la COPLADI pueden consultar los documentos que necesiten.